Så förhindrar smarta personalliggare fusk  

1284-1

Allt ska registreras och dokumenteras. Vid varje givet tillfälle ska det vara uppenbart vem som har jobbat och vilka tider de varit där. Nu har lagen om personalliggare utvidgats till att omfatta flera yrken och situationer. En del tycker det är jobbigt men många håller med om att fusket måste förhindras. Helt klart så innebär det en del förändringar inom vissa områden.

Det är inte alltid så lätt att ha en åsikt om svartjobb. Alla vet att det skadar ekonomin. I ett land som Sverige så bygger mycket av välfärden på att folk betalar in sina skatter och avgifter. En vanlig familj i landet får mer av staten än någon annanstans i världen, i alla fall enligt vissa beräkningar. För de som jobbar inom de yrken som påverkas av lagen om personalliggare är det inte alltid lika uppenbart att fördelarna uppväger nackdelarna.

Allt i sin egen tid

Nu är det ju inte bara för kontroller som du bör hålla reda på din personal. På flera arbetsplatser är det många skift som ska planeras och passa ihop. En del jobbar heltid medan andra går på halvtid eller 75%. Sedan har du de som är föräldralediga eller sjukskrivna, och så vidare. Det säger sig självt att ett bra system är grundläggande för att allt ska fungera. Time Tjek erbjuder en app för schemaläggning.

Samtidigt så ligger det i ditt eget intresse att ha allt underlag korrekt för lönehanteringen. Det innebär att inte bara ska schemat göras, du måste registrera om det följs eller inte. Bland de yrken som framför allt ska använda personalliggare är skönhets- och restaurangbranscherna. Men även fordons-, bygg- och frisörbranschen måste ha allt till hands. Att ha en personalliggare för restauranger är bra.

Personalliggaren ska uppdateras varje dag. I den ska det föras in vem som är verksam just den dagen. Det finns flera små detaljer om vem som anses jobba i verksamheten, och kan även inkludera familjemedlemmar som inte ens är myndiga. Det lönar sig därför att ta reda på vad som gäller. För du vet aldrig när Skatteverket bestämmer sig för att göra ett litet besök.

1284-7-2

Följa lagens långa arm

Oavsett vad du själv anser om personalliggare så är det ett ganska effektivt sätt att undvika fusk. Både du och de som har rätt att titta vet vem som jobbat och hur mycket. Personalliggaren måste vara bunden och ha numrerade sidor. Det är alltså inte fråga om att skriva på ett kollegieblock lite löst. Allas personnummer ska noteras samt för-och efternamn. Tillfällig personal som vikarier ska inkluderas. Likaså oavlönad personal, vilket kan vara praktikanter eller släktingar som hjälper till.

Det är lättare att förhindra fusk med bra personalliggare. Läs mer på den här sidan i Aftonbladet. Du kan få dem direkt från Skatteverket om du vill sköta det manuellt. Många tycker dock att de moderna elektroniska personalliggarna är lätta att använda och mer effektiva. Om du nu måste föra in alla uppgifter ska det i alla fall vara enkelt att göra det. Ju snabbare och mer korrekt du kan göra en sak redan från början, desto bättre är det.

Vara smart med personalen

Eftersom det finns så många regler som måste följas så lönar det sig att skaffa bra information. Läs gärna igenom Skatteverkets sajt för att få ett grepp om lagarna. Om du har frågor kan du alltid skicka ett mejl eller vända dig till någon som förstår sig på det hela. Nu för tiden är det vanligt att ha konsulter eller utomstående företag som tar hand om mycket av det praktiska. Bland annat mycket av det som har att göra med ekonomi, personal och andra viktiga delar av verksamheten.

Dagens Juridik skriver här att det kan vara komplicerat med reglerna kring personalliggare. En del säger lite torrt att det är självklart när det handlar om nya lagar. Det är ju bland annat därför som många kontaktar en advokat, för att reda ut alla begrepp och vara på den säkra sidan.

Bra program för planering

Det finns alltså appar och mjukvara som du kan använda för det mesta som har att göra med personalen. Här kan du lägga upp ett schema, kanske koppla samman olika avdelningar eller grupper för att ha en komplett överblick av allt som händer på arbetsplatsen. Dessa scheman kan sedan sammanföras med personalliggaren, du kan notera vem som är på plats och vem som har ledigt.

Scheman, personalliggare, lönehantering, ledigheter och arbetsgivaravgifter. Det är ingen som kan påstå att det är lätt att driva ett företag. Därför ska du se till att utnyttja de fina redskap som finns tillgängliga nu för tiden. De kommer att underlätta dina rutiner och lösgöra en hel del tid.

Bara en sådan sak som att ha scheman och personalliggare på en app eller annan elektronisk lösning. Alla personaluppgifter finns redan där, det räcker med att skriva in dem en gång. Om du fyller i ett visst fält så kommer information automatiskt upp någon annanstans. Nu när allt ligger på data så faller det sig helt naturligt att inkludera även dessa rutiner.

Mindre fusk i framtiden

Smarta personalliggare och tätare kontroller kan förhindra fusk. Tanken är att det ska minska ännu mer i framtiden. För detta krävs det dock information och utbildning i stället för fler kontroller. Många håller redan med lagstiftningen om att fusket bör hindras. Men det är ett stort steg att få med sig alla. Kanske kan mer avancerade personalliggare göra det lättare att kontrollera det hela.